На растущем рынке конкуренции предприятия пытаются контролировать затраты и сокращать ненужные расходы везде, где это возможно. В то время как операции, крупногабаритное оборудование и рабочую силу трудно сократить без ущерба для общей производительности и эффективности бизнеса, легкой целью для сокращения расходов являются офисные расходы, где новые технологии и творческое мышление могут помочь сократить расходы. У предприятий существуют возможности перенести расходы и услуги за пределы офиса. Несколько изменений в стандартных операциях вашего бизнеса могут ежегодно экономить вам много денег.
- Сократите ненужные расходы на электроэнергию, выключая неиспользуемые лампы и шнуры питания в конце дня. Небольшое изменение в чем-то, к чему многие офисные работники относятся небрежно, может привести к сокращению расходов. Поощряйте всех сотрудников выключать свет, когда они не находятся в офисе, и рассмотрите возможность установки светильников, чувствительных к движению, в туалетах и других общественных местах. Аналогичным образом, полосы питания, питающие ряд электроприборов, можно отключать в конце каждого рабочего дня.
- Отключите телефоны от сети. Изучите VOIP-сервисы, такие как Skype, которые позволяют вам бесплатно разговаривать через Интернет.
- Работайте “в облаке”, где вычислительные услуги и пространство для хранения хранятся у стороннего поставщика, чтобы снизить затраты на офисное программное обеспечение и хранилище. Такие компании, как Google, Microsoft и AT & T, предлагают бесплатные учетные записи электронной почты и другие услуги, включая обработку текстов, которые вы обычно можете предлагать самостоятельно. Вместо того чтобы платить за обслуживание электронной почты, воспользуйтесь бесплатным сервисом и местом для хранения. Кроме того, вы можете избавиться от своего стандартного программного обеспечения “офисный пакет” и вместо этого использовать бесплатные продукты.
- Полностью исключите использование бумаги. Аналогично работе в облаке, документами можно обмениваться, редактировать и совместно работать над ними в электронном виде. Сокращение расходов на бумагу также позволяет вам сократить расходы на принтер, картридж с тонером и копировальный аппарат.
- Создайте единую систему документооборота, например, с помощью Этлас-Софт. Удобная и простая в использовании система электронного документооборота и управления бизнес-процессами. Она позволяет создать в организации единое информационное пространство, обеспечить простой поиск и оперативный доступ к любым данным организации, а так же позволит полностью автоматизировать работу с документами в организации, существенно повысить производительность её сотрудников, оптимизировать их взаимодействие и упростить выполнение решаемых ими задач.
- Сократите командировочные расходы. Командировочные расходы, включая авиабилеты, отели и суточные на питание, составляют тысячи долларов бюджета бизнеса. Используйте технологические решения, такие как видеоконференции, чтобы заменить очные встречи за небольшую часть затрат.
- Договоритесь с вашим поставщиком канцелярских принадлежностей. Спросите, есть ли у компании гарантия низкой цены и какие предложения она предлагает по доставке. Кроме того, проверьте гарантию на оборудование, которое вам, возможно, потребуется заменить, например, клавиатуры или офисную мебель; если на поврежденный товар все еще распространяется гарантия, вы можете получить его бесплатную замену без необходимости покупать новый товар.
- Подпишитесь на любые программы поощрений или скидок, предлагаемые вашими поставщиками. Некоторые розничные продавцы предлагают скидки на товары, если вы обязуетесь тратить определенную сумму в год. Кроме того, отправляя заказы в больших количествах, вы можете получить скидки.
- Периодически проводите в офисе «день уборки», в ходе которого каждый сотрудник очищает свой стол или рабочее место от неиспользованных или ненужных канцелярских принадлежностей. Такие действия обычно позволяют обнаружить забытые или неуместно размещенные предметы снабжения и обеспечить надлежащее перераспределение этих предметов.
