Как создать гугл таблицу с общим доступом (Google Excel): пошаговая инструкция

Как создать новую гугл таблицу

Чтобы начать работать с электронными таблицами Google (Таблицы или просто Google Excel), вам потребуется почта Gmail. Если он у вас есть, отлично. Если нет, вам нужно будет зарегистрироваться. Когда это будет сделано, вы можете продолжить работу с документами.

Затем, войдя в свою почту, нажмите следующую кнопку:

Затем нажмите кнопку «Еще» и перейдите к документам:

Откройте меню:

И выберите «Таблицы»:

Отлично, теперь вы находитесь в google docs: table. Интерфейс сервиса простой, есть множество готовых шаблонов, которые можно использовать в любой момент. Все, что вам нужно сделать, это щелкнуть по одному из них. Ну или просто создайте «Пустой файл»:

А теперь давайте попробуем вместе создать новую вывеску и поделиться ею. Для этого нажмите «Пустой файл».

Как видите, интерфейс аналогичен аналогичному ПО, но от Microsoft. Поэтому, если вы часто работаете в Excel, вам не придется долго разбираться во всем.

Чтобы открыть доступ к файлу, в открытом документе введите имя (красная стрелка) и нажмите «Настройки доступа» (оранжевая стрелка):

Перед вами должно появиться окно для настройки совместного доступа:

А теперь рассмотрим один из двух вариантов:

1. Создайте пригласительную ссылку;
2. Мы отправляем приглашение конкретному человеку по электронной почте.

Что ж, чтобы больше не было вопросов, сейчас проанализирую оба варианта. Что ж, начну с первого.

Поэтому, если вам нужно пригласить большое количество пользователей, отправка приглашений путем ввода почты займет слишком много времени. В таком случае есть полезная функция: открыть доступ людям, перешедшим по пригласительной ссылке. Для этого нажмите на кнопку «Копировать ссылку» во втором блоке (ниже), после чего появится запрошенное приглашение, а также настройки входа в систему:

Выбрав «Доступно для пользователей, у которых есть ссылка», вам нужно будет только назначить права, скопировать приглашение и отправить его своим сотрудникам:

А теперь я расскажу, что делать, если приглашение нужно отправить конкретному человеку. Ну или два, неважно.

Итак, чтобы отправить приглашение ограниченному количеству сотрудников, нужно в первом блоке ввести их электронную почту, после чего появится специальное поле, в котором вводится сообщение и также настраиваются права доступа:

Когда закончите, нажмите «Отправить», и через некоторое время эти люди получат сообщение с доступом к документу. Достаточно просто, правда?

На этом в общем все. Если это не важно, я также должен упомянуть настройки конфиденциальности. Чтобы открыть их, нажмите на шестеренку в верхнем блоке справа вверху. Откроется меню, в котором вы можете установить необходимые вам параметры входа:

Вам может быть интересно — «Какие есть промокоды для оплаты заказов в Интернете и как с их помощью сэкономить на покупках?».

Горячие клавиши

В Google Sheet есть десятки сочетаний клавиш практически для всего. Полные списки для ПК, Mac, Chromebook и Android можно посмотреть здесь.

Формулы

У Google Sheet 371 есть функции! Вот полный список с описаниями на русском языке. Они разделены на 15 разделов:

Для справки, в Excel есть еще сотня функций. Если что-то очень нужно, только из этой сотни, это не повод отказываться от Google Spreadsheet. Ведь вы можете создать себе функцию!

Инструкция по созданию собственных функций

1. Откройте редактор скриптов:

2. Составляем код функции:

сценарий

function c100wN (x) {

х = х * 100 * 1,4;

вернуть x;

}

/ jscript

3. Мы спасены.

4. Попробуйте:

Этот пример функции очень прост, но вооружившись приличным учебником по экономике / статистике / математике, вы можете заставить Google SpreadSheet выполнять очень сложные вычисления без необходимости платить за Excel.

P.S. Вы также можете создавать собственные функции в Excel.

Мгновенная вставка картинок из интернета

На листе стола можно в кратчайшие сроки вставить любое изображение из сети. Просто вставьте формулу в ячейку, как на картинке:

Это были лишь некоторые из наиболее интересных особенностей. Если вы осознали всю мощь программы и хотели начать активно ее использовать, я рекомендую вам посмотреть эти 16 видеоуроков, чтобы получить начальные знания.

Вход в google таблицы

Итак, мы подошли к важному моменту, теперь мы узнаем, как вставлять таблицы Google.

Уже открыв у вас учетную запись Google, мы можем открывать столы несколькими способами:

1. Первый и самый простой способ — перейти по этой ссылке в Google Spreadsheet
2. Второй способ интуитивно понятен: просто выполните поиск в Google: «Таблица Google»

Теперь вы можете начать работать с Google Таблицами.

Как редактировать Google таблицы

Итак, мы подошли к моменту, когда пора редактировать таблицу, добавлять данные: текст, числа, формулы, функции и т.д.

По сути, электронная таблица Google — это аналог Excel, но между ними, конечно, есть различия. О различиях между Google Таблицами и Excel мы поговорим в другой статье. А пока приступим к редактированию Google Таблиц.

Работа с данными в Google таблице – добавление, копирование и удаление

В этой главе мы с вами узнаем, как работать с Google Таблицами и данными, которые они содержат, то есть добавлять, копировать, удалять данные, вводить комментарии и заметки и управлять ими.

Добавление данных в Google таблицы

Конечно, я не буду открывать бином Ньютона, если скажу, что добавлять текст, числа и формулы в таблицу Google так же просто, как и в Excel. Но на всякий случай напомню.

Чтобы добавить какие-либо данные в таблицу, нужно ее открыть, поставить курсор в нужную ячейку и начать вводить текст или число. Кроме того, вы можете вводить данные в строку формул, которая находится в том же месте, что и строка формул в Excel.

Числа, как и в Excel, выравниваются по правой стороне после ввода, а текст — по левой стороне ячейки. Но выравнивание можно изменить с помощью инструмента выравнивания.

Для этого выберите ячейку или диапазон ячеек, в которых вы хотите изменить выравнивание, и щелкните следующий значок на панели инструментов:

В раскрывающемся меню выберите значение, по которому вы хотите выровнять данные: слева, по центру или справа.

Как копировать данные в Google таблице

Все знают, как копировать и вставлять данные внутри Google Sheets, я думаю: выберите нужный диапазон ячеек, нажмите сочетания клавиш Ctrl + C, поместите курсор в нужную ячейку и нажмите Ctrl + V — так проще и быстрее, он работает во всех продуктах Office, а не только в Google.

Аналогичным образом копируются и вставляются данные из Excel в Google Таблицы, но есть один существенный нюанс:

Формулы не переносятся из Excel в таблицы Google, только результат их работы. Поэтому, чтобы все данные работали, как в Excel, вам необходимо импортировать всю книгу Excel в Google Sheets и открыть файл в Google Sheets. Как это сделать, я написал чуть ниже.

Google Forms

Предположим, вам нужно пройти онлайн-опрос и собрать данные в таблицу для дальнейшей обработки. Это можно сделать очень быстро и бесплатно.

Организуем опрос с помощью сервисов Google

1. Инструменты -> Создать форму

2. Заполняем информацию, задаем вопросы.

3. Получаем ссылку на готовый опрос.

4. Тест.

5. Давайте посмотрим на ваш ответ на листе в таблице.

Другой модуль вы можете получить html код модуля и вставить его на сайт.

Коллекция дополнений

Если вам не хватает некоторых функций в Google Sheet, вы можете попробовать найти то, что вам нужно, среди надстроек. Страница с доступными дополнениями открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения.

Я бы порекомендовал присмотреться к следующим дополнениям:

• Стили;
• Удалите пустые слова;
• Расширенный поиск и замена;
• Переведите мой лист;
• Импортер активности Fitbit;
• Magic JSON;
• Экспортер ссылок на привод.

Экспорт данных

Созданные таблицы можно не только просматривать и редактировать онлайн, но и скачивать в различных форматах:

Закрываем доступ к файлу

Чтобы закрыть доступ к файлу, вам необходимо:

• Если вы отправили пригласительные ссылки;

Снова откройте «Настройки доступа» и во втором блоке введите «Ограниченный доступ». Нажмите готово и все.

• Если вы отправили приглашение по электронной почте.

В этом случае все намного проще. Открыв «Настройки доступа», напротив имени и почты сотрудника нажмите на поле с уровнем его прав и выберите «Удалить».

Автоматизации

В этой области возможности темы статьи просто поражают. Практически все можно автоматизировать. Просто нужно немного подумать.

Более мощный скрипт Google Apps (расширенная версия Java Script для работы со службами Google) может связывать таблицы со следующими приложениями:

• Документы Google;
• Gmail;
• Переводчик гугл;
• Google Формы;
• Сайты Google;
• Переводчик гугл;
• Календарь Google;
• Контакты Google;
• Группы Google;
• Карты Гугл.

Интеграция с Google Drive

Для хранения Google Таблиц предусмотрено 15 ГБ свободного места. Мы не будем останавливаться на том, насколько интересна эта услуга, а расскажем только о ценной функции под названием OFFLINE MODE. Он доступен для текстовых документов, электронных таблиц и презентаций.

О том, как включить его в мобильных приложениях, а также в настольной версии браузера Chrome, можно подробно узнать здесь.

Также стоит уточнить, что использование клиента Google Диска на компьютере не позволяет работать с таблицами в автономном режиме. Таблицы Google хранятся на вашем компьютере в виде файлов ярлыков, которые запускают ваш браузер, когда вы их открываете.

Создание google аккаунта

Итак, чтобы начать использовать таблицы Google, вам необходимо иметь учетную запись в сервисах Google. Если у вас есть учетная запись Google, этот раздел вам не нужен. И если вы по каким-то причинам еще не запустили его, вам нужно зайти на страницу Google и нажать кнопку Войти в правом верхнем углу:

Откроется страница входа в учетную запись Google, но вам не нужно входить в систему, а регистрироваться.

Для этого нажмите ссылку «Создать учетную запись» внизу формы входа:

Затем следуйте простым инструкциям, чтобы создать учетную запись в Google.

Далее я напишу отдельный пост, в котором мы подробно рассмотрим возможности учетной записи Google. Давайте попробуем разобраться в скрытых возможностях сервисов Google, которыми вы можете управлять из своей учетной записи.