Система электронного документооборота: преимущество, операторы

Содержание
  1. Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?
  2. Преимущества и недостатки ЭДО
  3. Основные преимущества
  4. Основные недостатки
  5. Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?
  6. Как понять, что пора переходить на ЭДО
  7. Synerdocs
  8. Как ввести электронный документооборот?
  9. DocSpace
  10. Сколько это стоит?
  11. Принципы работы ЭДО и основные понятия
  12. Функционал электронного документооборота
  13. Плюсы и минусы ЭДО
  14. Преимущества электронного документооборота
  15. Какие есть подводные камни?
  16. Работа с контрагентами
  17. Необходимость получать ЭП
  18. Какую ЭП использовать
  19. Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?
  20. Правовое регулирование и стандарты
  21. История развития
  22. СБИС
  23. Какие существуют программы ЭДО?
  24. Требования к системам документооборота СЭД
  25. Как организовать электронный документооборот внутри компании?
  26. «ЕВФРАТ»
  27. Как выглядит документ в Диадоке?

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Система электронного документооборота: что это такое и зачем это нужно?Электронный документооборот – это система процессов обработки документов в электронном формате. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ позволяют создавать электронные документы в установленном законом стандартном формате. Но для того, чтобы такой документ имел юридическую силу, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два основных типа: обмен документами внутри компании или между разными компаниями через каналы связи. Допускается объединение этих двух систем в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного комплекса (платформы EDM), а также оборудования для его работы (сетевое оборудование, серверы и т.д.).

Оператор электронного документооборота необходим для обмена документами между двумя компаниями. Обеспечивает доставку сообщений, проверяет формат пересылаемых документов, требует сертификации работы с данными с электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одна из таких услуг – «диадок для электронного документооборота». Документы, полученные через него, имеют юридическое значение, если они отмечены EPC на обеих сторонах потока документов.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот имеет неоспоримые преимущества перед бумажным:

  • Экономия бумаги: вам не нужно распечатывать все необходимые документы.
  • Ускорение обработки документов: если отделы компании расположены в нескольких зданиях, бумажный документ необходимо лично принести туда для утверждения. С EDF запрошенный документ достигает сотрудника за доли секунды;
  • Искать документы – вы можете искать в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
  • Удобная работа с версиями: при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости вы можете отслеживать, кто и когда вносил изменения в документ;
  • Упрощение офисной работы – система не позволит вам присвоить один и тот же номер разным документам, так как это будет происходить по порядку и автоматически;
  • Круглосуточный удаленный доступ – при необходимости доступ к EDM-системе может быть организован через Интернет с любого компьютера в мире. Сотрудник может работать с документами в командировке, отпуске или больничном;
  • Отслеживание местонахождения каждого документа: в любой момент вы можете узнать, кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Документ, удаленный по ошибке или намеренно, можно восстановить;
  • Планирование заданий – благодаря указанию даты создания и истечения срока действия можно запланировать выполнение входящих документов на основе очереди;

Основные недостатки

Несмотря на очевидные преимущества, EDM-системы также имеют недостатки, которые могут помешать компании их внедрить.

Это включает:

  • Если компании-партнеры не имеют EDM, необходимо обеспечить как электронные, так и бумажные системы.
  • После покупки установка, внедрение и отладка занимают много времени;
  • Для сохранения информации необходимо резервное копирование базы данных с документами;
  • Обеспечение безопасности системы – разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от внешних проникновений;
  • необходимо потратиться на покупку системы, которая в зависимости от количества пользователей может составлять до 100 тыс. Руб.;
  • необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут задействованы;
  • Персонал компании должен иметь администратора, который будет контролировать работу системы, выполнять сервисные действия, решать проблемы пользователей;

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром следует обращать внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, что он соответствует требованиям о наличии финансовых гарантий ответственности за ущерб, причиненный третьим лицам в связи с их доверием информации, указанной в сертификате проверки электронного ключа подпись такого удостоверяющего центра или сведения, содержащиеся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, на сумму не менее 1,5 миллиона рублей.

При заключении договора с удостоверяющим центром важно обращать внимание на предмет договора. Согласно статье 432 Гражданского кодекса Российской Федерации, это обязательные условия для договоров данного типа. Договор считается заключенным, если стороны в формах, предусмотренных в соответствующих случаях, достигли согласия по всем существенным условиям договора. То есть важно максимально четко указать предмет договора.

Предмет договора вытекает из закона «Об электронной подписи».

Центр проверки:

  1. создает сертификаты ключей для проверки электронных подписей и выдает эти сертификаты;
  2. устанавливает срок действия сертификатов ключей для проверки электронных подписей;
  3. аннулирует сертификаты ключей для проверки электронных подписей, выданные данным органом по сертификации;
  4. выдает средства электронной подписи по запросу заявителя;
  5. ведет реестр сертификатов ключей для проверки электронных подписей, выданных и аннулированных данным удостоверяющим центром;
  6. устанавливает порядок ведения реестра свидетельств;
  7. генерирует ключи электронной подписи и ключи проверки электронной подписи по запросу заявителей;
  8. проверяет уникальность ключей для проверки электронной подписи в реестре сертификатов;
  9. проверяет электронные подписи по запросу участников электронного взаимодействия;
  10. осуществляет другие действия, связанные с использованием электронной подписи.

Ответственность сертификационного центра возникает в следующих случаях:

  1. невыполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, вытекающих из договора на оказание услуг сертификационным центром;
  2. неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей (п. 3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. 30.12.2015) «Об электронной подписи»).

Страхование может быть предусмотрено дополнительными условиями договора с удостоверяющим центром.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя с помощью небольшого контрольного списка. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то самое время узнать о рынке систем электронного документооборота и выбрать подходящий.

  • По запросу ФНС вы быстро подберете и отправите документы на конкретного контрагента на указанный срок.
  • В сомнительной ситуации можно легко найти не только карточку документа, но и подписанные оригиналы и даже сканированные копии бумажных документов.
  • можно увидеть, какие из представленных документов подписаны контрагентами, а какие нет.
  • Понять, у кого висела подпись, как вы видите всю цепочку утверждения документа.

На что обращать внимание при выборе оператора EDM:

  • доступ и работа в системе электронного документооборота с различных мобильных устройств.
  • разграничение прав доступа для различных категорий сотрудников;
  • интеграция с уже используемыми сервисами: CRM, банковскими и бухгалтерскими системами, кадровым программным обеспечением и т д;
  • персональные доработки СЭД для нужд компании;
  • возможность архивировать документы с удобным фильтром поиска;
Читайте также:  11 советских усилителей: обзор моделей

Synerdocs

Система электронного документооборота Synerdocs в последнее время набирает популярность в России. Основные особенности:

  1. Создание, редактирование, отправка и получение документов от подрядных организаций и государственных структур.
  2. Интеграция с 1С, DIRECTUM, SAP.
  3. Составление актов сверки договоров с контрагентами.

Стоимость подключения минимального пакета Synerdocs составляет 2500 рублей в год. За эти деньги у организаций есть возможность отправить 300 документов. Если требуется интеграция с программой 1С, рекомендуется выбирать тарифы, включающие 1000 и более документов, что обойдется в 6300 рублей в год. Каждый документ, отправленный сверх тарифа, будет стоить 7 рублей.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о внедрении электронного документооборота. Это решение оформляется приказом для компании. Некоторые компании разрабатывают специальные местные акты, которые регулируют рабочий процесс и утверждение документов внутри компании, такие функции включают согласование документов между отделами, контроль, подписание руководством и сохранение архивных документов.

На втором этапе нужно выбрать, какую подпись компания будет использовать при обработке документов.

Простая электронная подпись – это электронная подпись, которая с помощью кодов, паролей или других средств подтверждает факт создания электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированная электронная подпись – это электронная подпись, которая:

  1. полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  2. позволяет идентифицировать человека, подписавшего электронный документ;
  3. позволяет выявить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  4. осуществляется средствами электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись – это электронная подпись, которая соответствует всем характеристикам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным характеристикам:

  1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, подтверждающие соответствие требованиям (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако , во многих случаях документы требуются из соображений безопасности, это усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра, чтобы выбрать компанию, специализирующуюся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы с той или иной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительного функционала, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания сертификационного центра в случае технических сбоев и оформить документы проблемы управления.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятый шаг – заключение договора с удостоверяющим центром. В соответствии со статьей 2 Федерального закона от 06.04.2011 г. 63-ФЗ (изменено 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или государственный орган или орган местного самоуправления, выполняющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки подлинности электронные подписи, а также другие функции.

Шестой этап – внедрение электронного документооборота в компании, организация специфического обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронном формате по взаимному соглашению сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для получения и обработки таких счетов-фактур в утвержденном формате.

DocSpace

Сервис работает на базе MicrosoftSharePoint и открывает для пользователей следующие возможности:

  • сканирование потоковой передачи для ускорения перехода на электронный документооборот.
  • отслеживать документооборот;
  • вести учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
  • создавать внутренние распорядительные документы;

DocSpace не приобретается на ежемесячной или ежегодной основе, а устанавливается на конкретный компьютер. Стоимость подключения к системе на 50 клиентских доступов составляет 450 000 рублей. Дополнительные права приобретаются из расчета 1200 руб. За одно задание. Дополнительные модули могут быть связаны в соответствии с потребностями бизнеса. Целевая аудитория DocSpace – крупный бизнес (крупные девелоперы, энергетические компании и т.д.)

Сколько это стоит?

Размер оплаты в большинстве услуг зависит от количества исходящих документов – чем больше пакет, тем дешевле будет стоимость документа. Входящие документы обычно бесплатны. Сравниваем цены основных игроков на июль 2020 года.

Оператор EDF Стоимость услуги
Taxcom Пакеты от 200 исходящих в год – 2000 руб. (10 руб. За документ) до 10 000 исходящих – 50 000 руб. (5 руб. За документ).
Корус Пакеты от 50 исходящих в месяц – 350 рублей (7 рублей за документ) до 1000 исходящих в месяц – цена по запросу. Есть годовые пакеты: от 600 исходящих – 3 600 рублей (6 рублей за документ).
СБИС От 500 руб. За пакет из 50 исходящих документов (10 руб. За документ).
Партнерское решение UKassa и СКБ Контур – сервис «Диадок» Пакеты от 600 исходящих в год – 4200 рублей (7 рублей за документ) до 12 000 исходящих – 68 400 рублей (5,7 рублей за документ).

Принципы работы ЭДО и основные понятия

EDF может выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнерам. Кроме того, это значительно упрощает подачу отчетности в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы оформляются в доступном электронном формате. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. Для того, чтобы этот документ имел юридическую силу, он подписан электронной подписью.

Рассмотрим, как выглядит EDF при обмене документами между компаниями:

  • Сразу после этого в первую организацию отправляется уведомление, после чего вы можете предпринять действия: отгрузить товар, перечислить платежи или выполнить другие действия, описанные в документе.
  • Сотрудник одной из компаний формирует документ, например, заявление или официальное письмо.
  • Сотрудник принимающей компании читает документ, а затем также ставит свою электронную подпись.
  • Затем подписывает его электронной подписью и отправляет получателю через систему EDM.

Так работает электронный документооборот. Документ, созданный с помощью EDF, имеет такую ​​же юридическую силу, что и бумажный. Главное, чтобы получатель был добросовестным и не вносил исправлений. В этом случае сам документ будет недействителен. Изменения в документах легко проверяются EDS.

Функционал электронного документооборота

система электронного документооборотаЛюбая система документооборота должна гарантировать выполнение множества действий:

  • Организуйте архив документов с возможностью поиска, архивирования.
  • Работайте с любыми типами документов: создавайте, обрабатывайте, обрабатывайте, регистрируйте, контролируйте их выполнение, координируйте их и так далее;
  • Организовать документооборот – определить пути внутри компании, разграничить доступ между отдельными пользователями, предоставить возможность работы с документом одновременно нескольким людям;

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать такую ​​же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Разработанные большие системы предлагают возможности:

  • Организуйте архивирование, установив дату и время доступа пользователя.
  • Работа с документом как индивидуально, так и коллективно;
  • Формировать отчеты – аналитические, статистические и так далее;
  • Ограничить доступ к документам;
  • Обеспечить единый порядок работы с документами в каждом подразделении компании;
  • Обмен документами между конкретными отделами и сотрудниками;
  • Оформление всех проходящих документов – входящих, исходящих, внутренних с последующим их перенаправлением руководителю;
  • Проверить, что согласование, оформление и другие работы с документом будут выполнены в срок;
  • Используйте стандартные формы для всех документов;
Читайте также:  Обзор накладок на ремень безопасности, описание и разнообразие моделей

Плюсы и минусы ЭДО

Первый вопрос, который возникает: почему это? Нет закона об общем переходе на электронный документооборот, государство не обязывает компании отказываться от бумажной волокиты. Зачем тебе это нужно? Какие плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним с бумажным.

Преимущества электронного документооборота

1. Ускорение бизнес-процессов. EDF ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовывать, подписывать и отправлять документы можно за секунды. При этом привычный режим работы в компании не меняется. Сотрудники, которые работали с бумажными документами, работают с электронными документами.

2. Обмен электронными счетами. Согласно Налоговому кодексу, электронные счета должны передаваться только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором.

Обмен с контрагентами UPD и инвойсы через оператора EDM Вход свободный

3. Юридическое значение документов. В системе EDM контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью, эквивалентной по важности собственноручной подписи. Электронные документы принимают налоговые органы, суды и другие государственные органы.

4. Прозрачность документооборота. По старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может его потерять, получатель может забыть расписаться. С EDF поток документов становится прозрачным. Отправитель всегда знает, на каком этапе документ получен или подписан. Все действия контрагентов фиксируются сервисом в отдельном протоколе.

5. Безопасность документооборота. Злоумышленники могут взломать электронную почту и перехватить письмо. В системе EDM это невозможно: передача данных защищена шифрованием.

6. Снижение затрат. В крупных организациях расходы на печать и доставку являются большими расходами. В среднем на отправку пакета документов компания тратит 40-50 рублей. С EDF доставка обходится в 5-7 раз дешевле.

7. Экономьте время для более серьезных задач. В организациях сотрудники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, документов, УПД-ЖД и счетов-фактур. Когда рабочий процесс преобразован в электронный формат, эти операции занимают минуты.

8. Удобное хранение документов. По закону документы должны храниться не менее пяти лет. Одни компании выделяют стеллаж для хранения документов, другие – целый офис или этаж. С электронными документами это проще: они хранятся на серверах, и к ним можно получить доступ из любой точки мира.

Отметим, что все эти преимущества давно оценили крупные компании, способные оптимизировать процессы. Поэтому они работают только с теми контрагентами, которые подключены к EDF. Поэтому компания, использующая «первичную» карту, вряд ли станет поставщиком крупной розничной сети».

Какие есть подводные камни?

Работа с контрагентами

Если они не используют EDF, вам придется совмещать работу с бумажными и электронными документами. Опять же, если контрагенты используют другого оператора EDI, кроме вашего, возможен своего рода «роуминг» в потоке документов между компаниями. Использование разных сервисов обычно не влияет на качество рабочего процесса.

Необходимость получать ЭП

У многих компаний уже есть электронная подпись, но если у них ее нет, вам нужно ее получить. Чаще всего это квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая оформляется в одном из аккредитованных центров Минкомсвязи РФ. В ТК нашего партнера СКБ Контур подпись будет готова через 1-2 дня.

Какую ЭП использовать

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (CEP). Он также используется для отправки отчетов в государственные органы, участия в государственных закупках и других видах торговли. С помощью КЭП можно без личной встречи зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником.

Неквалифицированная подпись подходит для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, выписок со счетов, сертификатов) и для обмена документами с иностранными контрагентами.

Простая подпись компании используется редко, в основном она нужна людям для оплаты штрафов, получения некоторых услуг на портале Госуслуги, совершения покупок в Интернете и т.д.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в вашей организации полностью отказаться от бумажных документов на первых порах все равно не получится.

Это может произойти по нескольким причинам:

  • У компании уже есть много бумажных документов.
  • Не все контрагенты используют EDF;

Однако есть принципиальные различия в работе с электронными и бумажными документами. Например, бумажный документ необходимо распечатать и принести на подпись менеджеру, а электронный документ подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться в почте во время транспортировки, а электронные документы доходят до получателя.

Основное отличие работы с двумя типами документов – их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Однако для бумажных документов необходимо организовать архив, где они будут храниться в установленном порядке. При этом после входа в компанию бумажный документ необходимо отсканировать и эту отсканированную копию загрузить в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Поэтому работа внутри компании по-прежнему должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, видны только те, кто его получает или подписывает. В то же время работа с электронной копией позволяет защитить оригинал практически от любой потери и позволяет нескольким пользователям работать с ним одновременно.

Правовое регулирование и стандарты

Принимая во внимание, что такое SADO и SEDO, что они из себя представляют и какими характеристиками обладают, следует отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентируется. Но, размышляя и разрабатывая свои продукты, создатели программного обеспечения все же руководствуются положениями следующих основных стандартов:

  • Разрешение нет. 754 из 22 10 09, который утверждает основные международные положения.
  • ГОСТ Р 51141-98, регулирующий нюансы делопроизводства и делопроизводства;
  • ГОСТ Р 6.30-2003, содержащий требования к конструкции и унификации;
  • Федеральный закон № 149 от 27 07 06, в котором дано понятие информационных технологий и способов их защиты;
  • Федеральный закон № 1 из 10 01 02 (изменено 08 11 07) – «Об электронной цифровой подписи»

При реализации проектов необходимо руководствоваться федеральными законами от 27.07.2012 г. 152 от 27 07 06 и нет. 363 из 27 12 09. При этом все стандарты носят скорее рекомендательный характер, что позволяет внести определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.

История развития

1. 80-е годы ХХ века – стали появляться разрозненные решения, основанные на отдельных компаниях, разработанные для их нужд усилиями собственных внутренних специалистов; они хорошо интегрировались в существующую инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми: их было трудно модифицировать.

2. Середина 90-х – создание первой универсальной СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; они были реализованы сторонними разработчиками в два этапа: сначала было написано унифицированное ядро, которое затем было настроено для конкретной компании.

Читайте также:  Как в Фейсбуке изменить имя и фамилию: можно ли их поменять?

3. Начало 2000-х – переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; Это позволило качественно изменить подход и не только перевести бумажные документы в электронный формат, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

4. С 2005 г. – появление и широкое распространение принципа управления корпоративным контентом (ECM), что позволило усовершенствовать методологию и ввести разделение на файлы и контент; впоследствии двухуровневая архитектура превратилась в трехуровневую: вместо ссылки «СУБД – приложение» появился треугольник «СУБД – сервер – интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.

Сегодня созданы благоприятные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления предприятиям, промышленным предприятиям и государственным учреждениям все более мощных и доступных инструментов.

СБИС

Предприятия могут использовать платформу СБИС одновременно в нескольких режимах, каждый из которых адаптирован для взаимодействия друг с другом. Самым распространенным методом среди пользователей является использование электронного документооборота.

Функциональность СБИС:

  • внедрение CRM-системы для качественной работы отдела продаж.
  • подготовка и сдача отчетов в госорганы;
  • управление бизнес-процессами;
  • удаленная налоговая отчетность;
  • проверка контрагентов;
  • поиск предложений на разных сайтах и ​​анализ покупок;
  • вести бухгалтерскую, кадровую и складскую документацию;

У системы EDF SBIS есть бесплатная версия, которая позволяет пользователям получать документы от контрагентов, работать с первичными бухгалтерскими документами и создавать отчеты для государственных органов. Для простоты использования были разработаны мобильные приложения, работающие в операционных системах iOS и Android.

Бесплатная версия VLSI не позволяет пользователям отправлять электронные документы. Для этого им необходимо подписаться на платный пакет услуг. Минимальная ставка всего 500 рублей в год. За эти деньги компании смогут получить: электронную подпись, возможность отправлять нулевые отчеты, 50 исходящих пакетов в квартал, доступ к внутреннему чату и видеосвязи.

Какие существуют программы ЭДО?

На рынке существует множество систем управления документами, каждая из которых имеет свои преимущества и недостатки. Наиболее распространенные системы:

Система Особенности Цена
Бизнес Одна из крупнейших программ EDI. Отличный функционал, простота и удобство использования. От 11 до 13,5 тысяч рублей за одну работу
Логика Может использоваться в бизнесе любого размера, прост в освоении, гибкая настройка пользователя От 4900 до 5900 за место.
Евфрат считается самой продвинутой из систем, в комплект поставки входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн От 5000 рублей за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 рублей при размещении на оборудовании разработчика.
1С: Архив Полная интеграция с любым продуктом 1С, возможность архивировать любые файлы: текстовые, графические, видео и аудио. От 12 до 57 тысяч рублей на всю программу.
НЕПОСРЕДСТВЕННЫЙ Оптимальная система для малого и среднего бизнеса, позволяющая совместить электронные документы с бумажными. От 7 тысяч рублей до 2 миллионов рублей за лицензию
Рабочий процесс OPTIMA Новая система, которая только начинает активно развиваться. У этой системы есть несколько уникальных особенностей. От 55 до 75 тысяч рублей за лицензию.

Требования к системам документооборота СЭД

  • Широта возможностей администрирования как самостоятельно, так и с привлечением аутсорсеров.
  • Совместимость с компьютерным оборудованием, на котором будет установлено программное обеспечение.
  • Имея простой, интуитивно понятный и удобный интерфейс.

Внимание, эти критерии должны работать «в обратном порядке». То есть предполагается, что компания достаточно современна технически, что ее сотрудники являются безопасными пользователями ПК и имеют все средства для делового общения (Skype или аналогичный, электронная почта и т.д.).

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. Это означает, что необходим специалист, отвечающий за электронные отсканированные копии, и что на рабочем месте руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее им подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов происходит по общим правилам делопроизводства, установленным для аналогичных бумажных документов. ИТ-документ должен соответствовать всем требованиям, предъявляемым к аналогичному документу на бумаге, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным требованием. Внутри компании могут использоваться методы подтверждения действий электронными документами, в которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи документы можно проверить.

Если вы хотите организовать рабочий процесс со своими контрагентами, вы должны включить соответствующие положения в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать документооборот с органами власти, например, с налоговой, для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Очень часто налогоплательщики подают в налоговый орган заявления, объяснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговыми органами в соответствии с Приказом ФНС России от 15 апреля 2015 г о налогах в электронном виде по каналам связи и о признании недействительными некоторых положений Распоряжение Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 г. ММВ-7-2 / 169@».

Эти документы включают:

  1. требования к разъяснению;
  2. уведомления от зарубежных дочерних компаний;
  3. уведомление о вызове налогоплательщику (налогоплательщику, налоговому агенту);
  4. налоговое уведомление;
  5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (налогоплательщика, налогового агента) в банке и переводов его электронных денег;
  6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (налогоплательщика, налогового агента) в банке и переводов его электронных денег;
  7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
  8. другие документы.

Поэтому, если мы говорим о внутренних корпоративных ИТ-документах, их оборот будет регулироваться внутренними локальными актами, если мы говорим об отношениях с контрагентами, то эти отношения регулируются сторонами, а если документооборот организован с органами власти, то власти будут действовать в соответствии с процедурой электронного документооборота, принятой для конкретной компании.

«ЕВФРАТ»

Система EVFRAT отличается от других наличием уникальных программных разработок, преимуществ которых нет у конкурентов:

  • механизм управления правами доступа.
  • в комплект с «EVFRAT» входит СУБД «Ника», освобождающая компании от приобретения дополнительного ПО;
  • красивый интерфейс;

Стандартная лицензия стоит от 5200 до 7300 рублей за рабочую станцию, чем больше подключено пользователей, тем ниже цена.

Как выглядит документ в Диадоке?

Документ в Diadoka не отличается от обычного печатного формата, но интегрирован с синей печатью оператора EDF. Кроме того, оператор устанавливает статус документов, подписантов, время подписи, срок действия подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно работать с документом визуально, так что переход от бумажного к электронному формату не ощущается.

Оцените статью
Adblock
detector